وددت في هذه المدونة نشر ترجمة لمقالة كنت قد قرأتها وشعرت بأهميتها، تتحدث المقالة بشكل أساسي عن اهمية وكيفية استغلال الوقت بشكل فعال لتأدية الواجبات المنوطة بنا. للرجوع الى النص الأصلي للمقالة انظر المصدر التالي:

Robert W. Bly, "Do more in less time", Chemical Engineering Progress, March, 2001.

الترجمة تمت بتصرف.

اعمل أكثر في وقت أقل

ان القدرةعلى العمل بشكل أسرع وبشكل أكثر فاعلية لايعني العبودية لصاحب العمل، انها حرية؛ فأنت ستواجه يوميا نفس حجم العمل شئت أم أبيت. ان تكون فعالا هذا يعني قدرتك على الانجاز و بالتالي توفير الوقت، وهذا الوقت الفائض تستطيع استثماره لقضاء أعمال أخرى، كقراءة الجريدة، تشييك الايميل، ارسال بعض الرسائل القصيرة، ممارسة الرياضة أو أي شئ آخر. 

فيم يلي عشرة نصائح ستساهم في زيادة مقدرتك الشخصية على الانجاز في وقت أقصر.

1-أجد استخدام جهاز الحاسوب 

• كل مهندس أو اداري عليه اقتناء أحدث جهاز حاسوب مثبت عليه أحدث البرمجيات، هذا سيؤدي بطبيعة الحال الى مضاعفة مخرجات العمل.

• على الأقل يجب  استخدام نفس- ان لم تكن أفضل ـ البرمجيات المستخدمة من قبل زملائك في نفس المؤسسة التي تعمل بها أو حتى المؤسسات الأخرى. تعدد هذه البرمجيات و تنوعها سيسهل عملية الوصول الى الغرض المطلوب.

• نظم باستمرار الملفات في جهاز الحاسوب بطريقة يسهل الوصول اليها.

• استخدم انترنت ذات سرعة مناسبة و أجد استخدامه.

2- لا تدعي الكمالية

• كن موظفا حذرا، ولا تبردن همتك عند اللحظة التي لا تسطيع بعدها تحسين مخرجات عملك النهائية  مهما قمت من جهود.

• كن متميزا، ان انجاز 95-98% من كمالية او تمامية المشروع شئ كافي بالضرورة. و لكن هذا لا يعني التقصيرعمدا بالعمل أو بذل جهد أقل مم هو ممكن أن تقوم به. بل ذلك يعني التوقف عن عملية " التزويق " التي  لا داعي لها وخصوصا عندما يبدوالممضمون مقبولا لديك ، وامضاء وقت انت تعرف انه يذهب هدرا.

•  أنجز — تحقق — ثم أنهي.

• الشخص المنتج هو الشخص الذي يتوقف عند النقطة التي يشعر بعدها ان بذل أي جهد اضافي لن يؤدي فعليا الا الى تحسينات طفيفة لا تغني ولا تسمن من جوع!

• اجعل هدفك 100% من الكمالية او التمامية —- حقق  ماهو90-98%—- هذا بطبيعة الحال سيفي بالغرض و سيمنحك مزيدا من الوقت الفائض.

3- لا تظغط على نفسك لأن تكون مبتكرا

يقول أحد أصحاب دور النشر:" الزبائن يتطلعون لما هو جيد وليس لما هو عظيم!"

• اعمل الأفضل بما يحقق رغبة الزبائن أو مسؤولك في العمل، لا تظغط على نفسك حتى تخترع شيئا جديدا في كل عمل تقوم به ولاتقع في دوامة أن عليك استحداث مفاهيم و أفكار ثورية! ان معظم الحلول الأقتصادية الناجحة هي أفكار بسيطة تقابل احتياجات محددة.

• لا تقلق بشأن نتائج العمل الذي قمت به فيم اذا كانت مختلفة عن نتائج العمل الذي قام به غيرك ؛ تذكر فقط بأن تؤدي العمل وتنجزه بأفضل ما عندك. 

4- حول ما بين الواجبات

• نوع في المشاريع الموكلة اليك، وضع لها برنامجا زمنيا، رتب هذا البرنامج الزمني بحيث تستطيع تحويل العمل من مشروع لآخرعلى الأقل مرة الى مرتين في اليوم.

• حاول أن تكون نسبة 70-90% مما تقوم به من واجبات ضمن تخصصك ونسبة 10-30% خارج نطاق تخصصك؛ هذا بطبيعة الحال سينعشك و يزودك بالطاقة اللازمة للانجاز. 

5- لا تعمل في مشاريع ليست في متناول اليد

• ان العمل في مشاريع لم توكل بعد اليك مضيعة للوقت؛ ابدأ بالعمل بعد الحصول على تفويض رسمي، عقد، تكليف..

• ان وجود موافقة رسمية سيجعل من المشروع أمرا حقيقيا وسيعطي الضوء الأخظر للبدء بتنفيذ المشروع. 

6- ضع مواعيد ثابتة واحرس على أن تكون مناســبة

• حتى تكون شخصا منتجا يجب أن تضع برنامجا زمنيا و أن تنجز ضمن هذا البرنامج الزمني ، و بدون هذا البرنامج الزمني تكون الرغبة قليلة تجاه تنفيذ أي تكليف.

• ان عدم وجود برنامج زمني سيجعل تنفيذ المشـــروع من آخر الأولويات!

افرض أنه تم تكليفك بكتابة تقريرين، الأول يجب تسليمه خلال أسبوع والأخر بمجرد الانتهاء من تحظيره، فأي من التقريرين ستنجز أولا؟

• ناقش مسؤولك في عملية وضع البرنامج الزمني، اجعله محددا، مثلا: يتم تسليم التقرير في 23/11 الساعة الثانية ظهرا…وليس: يتم تسليم التقرير خلال فترة أسبوعين!

• ان تحديد البرنامج الزمني يمنع أي التباس و يمنحك حافزا لانجاز العمل في الوقت المحدد.

• ادرس البرنامج الزمني جيدا قبل وضعه، اترك مجالا للأمور الطارئة و غير المتوقعة- بضعة أيام اضافية- فأنت لا تعرف تماما المعلومات التي ستحتاج اليها ومدى توفرها وسرعة الوصول اليها ، كما أنك معرض للمرض!!

7- احرص على وقتك واجعل منه قيمة

• ان الشخص المنتج هو من يهتم بوقته و يعتبره كالكنز الذي يجب الحفاظ عليه ؛ فهو لايضيع وقته أثناء العمل، يصل الى نقطة الحديث بشكل مباشر، يقول ما هو مهم، يعرف الى من و مع من يتحدث، يقرر ما هو صائب، ويفعل ما يجب عليه فعله.

افرض انك تعمل 8 ساعات في اليوم، 40 ساعة في الاسبوع، 50 اسبوع في السنة، أي 2000 ساعة في السنة، وأن 3000 دينار هو مجموع الراتب السنوي فان الكلفة الساعية لوقتك هي3000/2000= 1.8 دينار/ ساعة، بهذه الطريقة يستطيع كل شخص معرفة قيمة وقته.

• حتى تكون شخصا منتجا يجب ان تزن قيمة الجهد المبذول و قيمة المنتج مع قيمة الوقت الذي تم بذله بناءا على القيمة أو الكلفة الساعية لوقتك .

افرض ان هناك محلا تجاريا أعلن عن وجود تنزيلات، افرض أيظا أنك تحتاج الى ساعة بالباص حتى تصل اليه و ساعة أخرى للتجول والتسوق في هذا المحل التجاري وساعة أخرى بالباص حتى تعود لمنزلك.

 وبالفعل قمت بشراء قطعة قماش يقل سعرها بثلاثة دنانير عن ثمن نفس القطعة فيم لو اشتريتها من محل تجاري قريب لمنزلك. في هذه الحالة هل تعتقد أن التوفيرالذي حصلت عليه يساوي الوقت الذي صرفته وهو ثلاث ساعات؟ بالضرورة الاجابة ستكون مختلفة فيما لو حصلت على توفير مقداره مائة دينار عند شراء جهاز حاسوب مثلا!!!

8- ركز في عملك

يقول روبرت رينغر- مؤلف كتاب البحث عن رقم 1 ـ"الشخص الناجح هو الشخص الذي يكرس نفسه و يبقى مركزا حتى ينتهي مم هو بين يديه، انه يركز على شئ أو شيئين في نفس الوقت ولا يدخل في مئات من المتاهات ".

في العادة الاشخاص المسؤولون عن الاتفاقات، العقود، الأطروحات - أشخاص يوصفوا بأنهم كثيري الكلام - يتم توزيعهم في اتجاهات مختلفة حتى يكونوا فعالين .

• الشخص الفعال شخص ذو رؤية، يركز نشاطاته لتحقيق هذه الرؤية.

9- ضــع هـــدفا

ستيفن كنغ يكتب 1500 كلمة كل يوم باستثناء عيد ميلاده و العطل و الأعياد، ستين وي تصنع 800 بيانو  في مصنعها سنويا. فالأشخاص و المؤسسات ان أرادوا العمل ضمن البرنامج الزمني المتاح يجب أن يضعوا هدفا وأن يسعوا الى تحقيقه.

يقول جوي لانسديل مؤلف " شطة سيئة " وغيرها الكثير من  الروايات أنه لم يفقد هدفه أبدا في كتابة ثلاث صفحات يوميا، خمسة أيام أسبوعيا. أيظا يقول:"أكره عبارات: لست في المزاج لكي…، ليست لدي الرغبة في أن…"

في احدى المقابلات معه يقول:"ان كنت على غير مزاجك فهل ذلك مبرر لأن لا تذهب الى عملك؟".

10- اعمل مستمتعا

• اد عملك بمتعة، ستشعر كأنك لا تعمل.

• اقض يوم العمل بتأدية الواجبات التي تحب.

في واقع الامر لن تجد جميع الواجبات المنوطة اليك ممتعة، في هذة الحالة حاول الموازنة بين الواجبات التي تحب والتي يجب ان تقوم بها ايا كانت الحال.

هل تستطيع تدريب نفسك على حب العمل والاستمتاع به؟

يجاوب الخبراء: نعم؛ لدينا القدرة على تغير مواقفنا و سلوكنا.

يقول ماكس اهرمان في احدى مقالاته:"استمتع بم أنجزته وبالأفكار، اهتم واستمتع بمهنتك، وكن متواضعا؛ ذلك هو المغنم الحقيقي في وقت لطالما تتغير فيه الحظوظ".